¿Qué es GMail Priority Inbox?
La función GMail Priority Inbox, también llamada Prioritarios, puede ayudarte a ahorrar tiempo de lectura si recibes una gran cantidad de correos electrónicos.
Prioritarios intentará identificar
automáticamente los mensajes entrantes que son importantes y los separará
de todos los demás. Gmail utiliza una serie de señales para dar prioridad a
los mensajes entrantes, entre otras, a quién has enviado correos
electrónicos y con quién has chateado más últimamente, y cuáles son las
palabras claves que aparecen con frecuencia en los últimos mensajes que
has abierto.
Te mostramos un video ilustrativo de como puede ayudarte Prioritarios
Al hacer clic en el enlace de navegación Prioritarios
que se encuentra en el lateral izquierdo de la página de tu correo,
verás mensajes agrupados en tres secciones: "Importante y no leído",
"Destacado" y "Todo lo demás".
En caso de que Prioritarios categorice un correo electrónico como
importante de forma incorrecta o de que no marque algún correo que tú
consideres importante, puedes "enseñar" al sistema a que haga mejores
selecciones. Lo único que tienes que hacer es seleccionar el mensaje en
cuestión y hacer clic en el botón "Marcar como importante" o "Marcar
como irrelevante"; estos botones se encuentran representados con los
iconos más y menos, situados justo a la izquierda de los menús desplegables Mover a y Etiquetas
Al marcar un mensaje como irrelevante, éste desaparecerá de la
sección "Importante". Con el tiempo, GMail Priority Inbox sabrá lo que es
importante para ti e incorporará el comentario que proporciones a través
de estos botones.
En el caso de dispositivos móviles la función Prioritarios solo estará disponible si accedes de alguna de estas formas:
- A través de Gmail (gmail.com) en el navegador web de Android o dispositivos de Apple, sólo en inglés.
- Usando el cliente de correo electrónico (IMAP o Google Sync) en la mayoría de los dispositivos
En cualquier otro medio de acceso esta función no está disponible de momento.
Cómo funciona GMail Priority Inbox
Determinación automática de la importancia
Para determinar qué mensajes entrantes son importantes, Gmail considera automáticamente una serie de factores, entre otros:
- A quién envías correos electrónicos (por ejemplo, si envías muchos
correos a Juan, es probable que los mensajes de este remitente sean
importantes).
- Qué mensajes abres (es probable que los mensajes que abras sean más importantes que los que ignoras).
- Qué palabras llaman tu atención (si siempre lees mensajes acerca de
fútbol, es más probable que sea importante un mensaje nuevo que contenga
las mismas palabras relacionadas con el fútbol).
- A qué mensajes respondes (si siempre respondes a los mensajes de tu
madre, es probable que los mensajes que ella te envíe sean importantes).
- El uso reciente que has hecho de las estrellas, así como de las
opciones de archivado y eliminación (seguramente los mensajes que
destacas sean más importantes que los mensajes que archivas sin abrir).
Formación
La clasificación de los correos electrónicos en función de su
importancia es más conveniente para las personas que reciben muchos
correos. En caso de que no recibas decenas o centenas de mensajes al día
(o incluso si es así), puedes utilizar los botones de relevancia e
irrelevancia para enseñar a Gmail a clasificar los mensajes importantes
con mayor precisión. Si un determinado tipo de mensajes se está
clasificando incorrectamente, utiliza los botones o crea un filtro.
Para utilizar los botones de relevancia e irrelevancia, selecciona el mensaje clasificado incorrectamente y haz clic en el botón
"Marcar como importante" o "Marcar como irrelevante". Cuando marques un
mensaje, este se moverá a la sección correspondiente. De esta forma,
ayudarás a Prioritarios a saber lo que más te interesa.
- Si corriges una gran cantidad de mensajes que Gmail ha clasificado
incorrectamente, la cantidad de correo que se categoriza como importante
o irrelevante (en función de los errores que corrijas) disminuirá en
cuestión de minutos.
- Si marcas con regularidad un destinatario determinado o una lista de
distribución como importante o irrelevante, Gmail realizará los ajustes
para seleccionar que dicho destinatario siempre o nunca sea importante
en un día aproximadamente.
Cómo activar o desactivar la GMail Priority Inbox
Si no quieres utilizar ahora la función Priority Inbox, sigue estos pasos:
- Haz clic en Configuración y selecciona la pestaña Prioritarios.
- Haz clic en Desactivar Prioritarios.
- Haz clic en Guardar.
También tienes la opción de activar esta función. Para ello, selecciona Activar Prioritarios.
Cómo configurar la función Priority Inbox
Prioritarios cuenta con una serie de opciones de personalización.
Puedes encontrar la mayoría de ellas si haces clic en el enlace
"Configuración" de la esquina superior derecha de Gmail y seleccionas la
pestaña Prioritarios. A continuación, te ofrecemos información general
acerca de las opciones entre las que puedes seleccionar:
Carpeta "Recibidos" predeterminada
Te permite elegir lo que vas a ver cuando abras Gmail. Puedes
seleccionar la opción Prioritarios como vista predeterminada, así como
tu carpeta "Recibidos" habitual o cualquier vista que hayas visitado la
última vez que hayas accedido a Gmail.
Secciones de Prioritarios
Puedes personalizar hasta cuatro secciones de Prioritarios; sólo tienes
que seleccionar las opciones que desees. Esto te permite definir qué
grupos de mensajes deseas visualizar en Prioritarios.
De forma predeterminada, Prioritarios organiza los mensajes en tres secciones principales:
- La sección "Importante y no leído" contiene los mensajes que Gmail considera importantes y que aún no has leído.
- La sección "Destacado" muestra en "Recibidos" los mensajes que has destacado.
- Por último, la sección "Todo lo demás" incluye mensajes que se
encuentran en "Recibidos" y que no están incluidos en ninguna de las
demás secciones.
Si lo deseas, puedes personalizar estas secciones. Puedes elegir que se
muestren diferentes tipos de mensajes en cada sección, definir tamaños
máximos para cada una de ellas, y ocultar o añadir una sección completa.
Hay dos formas de personalizar las secciones: a través del menú
"Configuración" o directamente a través de los menús integrados:
- Para personalizar mediante el menú "Configuración", procede como sigue:
- Haz clic en Configuración y selecciona la pestaña Prioritarios.
- En la sección "Personalizar grupos de Recibidos", selecciona las opciones que desees.
- Haz clic en Guardar cuando hayas terminado.
- Para personalizar mediante los menús integrados, sigue los pasos que se detallan a continuación:
- Haz clic en el título de la sección que desees personalizar (p. ej., Importante y no leído).
- Selecciona las opciones que desees para dicha sección
Correo filtrado
Si ya utilizas filtros para que te resulte más fácil identificar qué
mensajes son los más importantes, Prioritarios respetará tu sistema de
filtrado; en otras palabras, no mostrará los mensajes que tus filtros
indiquen que no deben aparecer en "Recibidos". Si lo deseas, puedes
hacer que Prioritarios muestre los mensajes que no entrarían en
"Recibidos"; sólo tienes que seleccionar la opción de la sección "Correo
filtrado" que más te convenga.
Puedes utilizar los filtros en Gmail para que un determinado tipo de
mensaje se marque siempre como importante o, por el contrario, para que
nunca se marque como tal. Por ejemplo, si quieres asegurarte de que
todos los mensajes procedentes de un determinado remitente se marquen
como importantes, crea un filtro para los mensajes de dicho remitente y selecciona la opción Marcar siempre como importante.
Asimismo, de forma predeterminada, los mensajes que archives
automáticamente con los filtros no aparecerán en la carpeta "Recibidos",
incluso si Prioritarios los marca como importantes. En otras palabras,
si confías en los filtros para archivar determinados mensajes
automáticamente, el sistema de filtrado seguirá funcionando.
No obstante, puedes hacer que Prioritarios muestre los mensajes
importantes que los filtros archivarían. Para que Gmail pueda devolver
los mensajes archivados como importantes a "Recibidos", sigue estos
pasos:
- Haz clic en Configuración y selecciona la pestaña Prioritarios.
- En la sección "Correo filtrado", selecciona Anular filtros.
- Haz clic en Guardar cuando hayas terminado.
Marcadores de importancia
Prioritarios muestra flechas de diversos colores para indicar los
diferentes tipos de mensajes. Una flecha amarilla significa que un
mensaje es importante y que aún no se ha leído. Un marcador gris
significa que el mensaje es importante y que ya se ha leído o archivado.
Sin embargo, si Gmail clasifica algún mensaje como irrelevante, éste no
tendrá ningún marcador.
Selecciona Mostrar marcadores o Sin marcadores en la sección "Marcadores de importancia" para activar o desactivar las flechas de colores.
Gmail trata estos marcadores como si fueran etiquetas, por lo que puedes
buscar mensajes importantes mediante el operador de búsqueda
"is:important".
Formas de utilizar la función Prioritarios
Existen cuatro formas de trabajar con la función Prioritarios:
- Crea filtros de relevancia personalizados.
- Si hay determinados remitentes o palabras clave que quieres que siempre
se marquen como importantes (o no), puedes configurar un filtro para que dichos mensajes se marquen siempre como importantes o, por el contrario, para que nunca se marquen como tales.
- Crea tus propias etiquetas para diferentes categorías y muéstralas en las diferentes secciones.
- Puedes personalizar
hasta tres secciones para mostrar cualquiera de las etiquetas que
elijas. Por ejemplo, puedes colocar todos los mensajes de tus familiares
en una sección, todos los mensajes de tus amigos en otra y todos los de
tus compañeros de trabajo en otra distinta. Puedes personalizar tus
secciones de forma que se muestren cualquiera de las etiquetas que
desees; para ello, sólo tienes que hacer clic en el título de la sección
que te gustaría modificar, seleccionar Más opciones... y elegir una etiqueta.
- Lee sólo los mensajes más importantes y deja todo lo demás para más tarde.
- Si quieres que Prioritarios sólo contenga mensajes importantes ve a la pestaña Prioritarios
en el menú "Configuración", cambia la sección superior a "Importante" y
elimina la sección del medio. Cuando vuelvas a Prioritarios, sólo habrá
dos secciones: "Importante" y "Todo lo demás". Si quieres deshacerte de
todo lo demás, sólo tienes que hacer clic en el signo menos que se
encuentra a la izquierda de la opción Todo lo demás para minimizar dicha sección.
- Sigue al día cuando vuelvas de tus vacaciones.
- Cuando regreses de vacaciones te veas
abrumado por tu bandeja de entrada, puedes utilizar el enlace Ver todos de la sección Importante y no leído
para centrarte sólo en los mensajes importantes en un principio.
Después de haber leido todos los correos importantes, podrás leer todo lo demás.
Consejos para comenzar a utilizar Prioritarios
A continuación, te damos algunos consejos para utilizar Prioritarios:
- Consulta la carpeta "Recibidos" habitual o la sección "Todo lo
demás" cada cierto tiempo para asegurarte de que a Gmail no se le escape
ningún mensaje importante. Si se da el caso, sólo tienes que utilizar
el botón "Importante" para enseñar a Gmail qué es lo que más te importa.
- Encuentra la configuración que mejor se adapte a tus necesidades. Si tienes duda sobre la clasificación de importancia de
Gmail, prueba a configurar la sección superior para que aparezcan los
mensajes no leídos, la sección central para mostrar los mensajes
importantes y la sección inferior para mostrar todo lo demás. De esa
forma, todos los mensajes no leídos se agruparán en un mismo lugar y,
además, podrás decidir si Gmail está identificando correctamente los
mensajes que consideras importantes.
- Algunas personas
consideran que utilizar la carpeta "Recibidos" habitual y enseñar al
sistema desde ahí es una buena forma de que Gmail aprenda lo que es
importante para los usuarios sin necesidad de tener que indagar en
Prioritarios inmediatamente. Cuando consideres que Gmail está haciendo
un buen trabajo a la hora de identificar mensajes importantes, vuelve a
Prioritarios y comprueba la sección.
