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2. Listas temáticas

Normas de uso de las Listas de Distribución

No olvides que al otro lado hay personas
A veces es fácil olvidar que hay personas al otro lado de la red. Si se abusa del uso de las listas, posiblemente seremos menos atendidos y menos ayudados cuando lo necesitemos.

Sé breve en los mensajes a listas
Las frases breves tendrán más impacto que los párrafos largos, los cuales, probablemente serán menos leídos. Cuando envíes mensajes a las listas, intenta ser breve en la exposición de ideas.

Los mensajes son un reflejo de la personalidad de su autor
Las personas de la red nos conocerán por lo que escribamos y cómo lo hagamos. Se debe tener cuidado con el contenido de lo que se escriba para que más tarde eso no sea motivo de problemas o algún tipo de vergüenza.

Cosas a tener en cuenta antes de contestar en una lista
Antes de contestar a un mensaje de una lista debes tener en cuenta los siguientes puntos:

• La cita completa del mensaje anterior que estás respondiendo es totalmente innecesaria, ya que ha sido recibido por el resto de miembros de la lista y no aporta nueva información. Por tanto, se debe de citar sólo lo que se va a contestar.
• Es necesario explicitar a quién se está contestando, sobre qué tema, y en qué momento de la conversación. Ten en cuenta que algunas veces la red puede producir malas jugadas y ocasionar retrasos en la entrega de mensajes con lo que la secuencia de recepción puede perderse.
• Si la contestación es personal, lo adecuado es enviar el mensaje a la persona en cuestión. No envíes mensajes personales a una lista y evita los diálogos "uno a uno", que pueden no interesar a la mayoría de miembros de la lista.
• Responde a cuestiones planteadas en la Lista con hechos probados no con argumentos que hayas oído de otros.
• Infórmate antes si la consulta ha sido respondida por otras personas. Suele ser desagradable para la gente ver una y otra vez una misma respuesta. Lo más probable es que las cuestiones sencillas hayan sido respondidas con anterioridad.
• Lo más fácil para responder a una cuestión planteada en una Lista es usar la función “responder” de nuestro programa de correo. Cuando contestes un mensaje de una lista comprueba siempre que la dirección de destino "Para:" es la dirección a la que tu realmente deseas enviar el mensaje. Dependiendo de la configuración de una lista, al realizar un “responder”, la contestación podrá ir a la lista, al emisor del mensaje que se estás contestando o a una tercera persona.
  

Sobre la participación en listas
Intenta participar de forma adecuada en las listas, no te limites a "escuchar"; aporta también tus opiniones. Es la mejor forma de enriquecer los debates.

Es recomendable que antes de contribuir por primera vez en una lista de distribución estés un tiempo "escuchando" en la lista para tener información de la orientación de la misma.

Sobre los documentos adjuntos (Attach)
NUNCA envíes documentos adjuntos (Attach) en los mensajes a listas. Si necesitas hacer llegar algún documento a los miembros de la lista, colócalo en un servidor web y envía sólo la URL. Puedes contactar al área de Prensa quien es la encargada de administrar los contenidos del servidor web para poner el archivo y envía a la lista la URL que se te proporcione.

Sobre la publicidad
No utilices la lista para enviar publicidad o realizar ventas de productos. Las listas de distribución no son el medio válido para este tipo de información. ATIC puede tomar las acciones necesarias que considere oportunas contra los suscriptores de listas residentes en su servidor que envíen información publicitaria sin el consentimiento del moderador de la misma.

Usa títulos Asunto (Subject) descriptivos
Los miembros de una lista tienen intereses muy diferentes, por tanto, es conveniente poner un título Asunto (Subject) bien claro, explícito y pertinente en le campo "Asunto:" del mensaje.

El título “Asunto” de un mensaje debe ser lo suficientemente explícito y descriptivo como para que el receptor no pierda tiempo en decidir si lo lee o no.

Piensa en los lectores
Se ha de tener en cuenta a las personas a las que se está enviando el mensaje. No se debe participar en una lista de forma inmediata, antes de enviar un mensaje deberás "leer" durante un tiempo para observar el funcionamiento de la misma. Cuida la redacción de los mensajes que envía a la lista y trata siempre con educación y respeto a todos sus miembros.

Sobre el humor y sarcasmo
Ten especial cuidado con el humor y el sarcasmo, a veces pueden ser mal interpretadas las palabras, especialmente si el idioma del mensaje no es el nativo. Debes de asegurarte que las expresiones divertidas no sean entendidas de forma errónea.

Resume lo que se está contestando
Al contestar un mensaje es conveniente marcar con un símbolo '>' los puntos a los que se está respondiendo para que el receptor lo recuerde, no incluyas todo el mensaje, sólo aquello a lo que haces referencia y borra el resto de mensaje.

Sobre la apropiación de ideas
En los casos en los que se usan comentarios, ideas o material de otras personas para aportarlo a una lista, se debería indicar su procedencia.

Sobre las firmas en los mensajes a listas
Deberán ser cortas. El principal objetivo de las mismas es ayudar al resto de personas a saber quién es la persona que envía un determinado mensaje. Cada firma debe incluir por lo menos el nombre y la dirección electrónica.

La firma debe estar separada del cuerpo del mensaje con al menos dos guiones ("--").

Sobre el uso de Siglas
En el caso de utilizar siglas de instituciones, etc., vale la pena tener la amabilidad de explicar su significado en la primera aparición de su contexto.

Conceptos básicos del correo electrónico

Formato de un mensaje de correo   

Los mensajes de correo electrónico constan de dos partes bien diferenciadas, la cabecera del mensaje, la cual es comparable a la información que ponemos en el sobre en el correo convencional, esto es, dirección y remite; y el cuerpo del mensaje que es la información que con el mensaje se transmite. Estas dos partes están siempre separadas por una línea en blanco La cabecera incluye esencialmente los siguientes campos: Para: (To:), De: (From:), Fecha: (Date:) y Asunto: (Subject:).

-       PARA: El destinatario(s) principal(es) del mensaje.

-       DE: Dirección de la persona que envía el mensaje. Este campo lo genera el sistema de mensajería de forma automática y no se puede modificar.

-       FECHA: Fecha en que el mensaje se ha enviado.

-       ASUNTO: Asunto del que trate el mensaje. Este es un texto libre, aunque la recomendación general es que sea una frase corta y significativa, es decir que haga referencia al contenido del mensaje. Tenga en cuenta que en la mayoría de los casos lo que hace que leamos un mensaje con mayor prontitud es el Asunto.

 En la cabecera también pueden aparecer otros campos, como:

 -       Cc: Destinatarios en copia, es decir, las direcciones de correo a las que se desea que también les llegue el mensaje además de al destinatario principal. La persona que recibe un mensaje en el cual su dirección sólo aparece en el campo Cc: debe entender que quien envía el mensaje desea que él se entere del contenido del mismo pero no es su directo interlocutor.

-       Bcc: Del inglés copia carbón ciega. Una variante del CC: en la cual los demás destinatarios no perciben que el mensaje va a llegar a un tercero.

IMPORTANTE:

Es imprescindible tener en cuenta que en la cabecera del mensaje no deben aparecer caracteres nacionales como eñes, tildes, etc. (ñ, ó, ü, Ç). No hay problema en incluirlos en el cuerpo del mensaje siempre que la aplicación de correo del receptor sea capaz de manejar MIME (Multimedia Internet Message Extensions), como es el caso de la mayoría de los lectores de correo electrónico.

Veamos un ejemplo:

De: Juan Pérez Pérez [Juan.pérez@upaep.mx]

Enviado el: Miércoles, 12 de Agosto de 2005 06:06 p.m.

Para: 'empleados@upaep.mx'

Asunto: Invitación a exposición

Bellas Artes invita a toda la comunidad universitaria a visitar la exposición de los alumnos del taller de pintura, titulada "Del Neo al Geo", misma que se inaugurará el día miércoles 17 de Agosto a las 19:00 hrs. en la Galería del Culturarium, habrá brindis de honor.

Atentamente

Bellas Artes UPAEP

Tel. (222) 222 22 22 Ext. 111

Formato de una dirección de correo   

Una dirección de e-mail puede presentar cualquiera de los tres siguientes formatos:

De: juan.perez@upaep.mx (Juan Pérez Pérez)

De: Juan Pérez Pérez <juan.perez@upaep.mx>

De: juan.perez@upaep.mx

Observe que hay varias formas de situar las dos cadenas. La cadena " Juan Pérez Pérez " es el nombre del remitente, pero no es tomada en cuenta por el sistema de mensajería. 

La cadena "juan.perez@upaep.mx" es la dirección de correo, y es lo único que necesitas para enviar un mensaje. Se compone de dos partes separadas por una arroba "@":  

 -       Parte izquierda o buzón de correo: El buzón se corresponde con una persona, grupo de personas o servicio. Los siguientes ejemplos de buzones de correo ayudarán a entender mejor este concepto.

postmaster@upaep.mx (la persona encargada del servicio de correo electrónico en la universidad).

soporte.red@upaep.mx (un conjunto de personas encargadas de atender las necesidades de los usuarios de la red).

juan.perez@upaep.mx (nombre y apellidos de una persona que trabaja en la universidad).

-       Parte derecha o dominio: Especifica el lugar donde reside el buzón de correo. El dominio está formado por una serie de palabras separadas por puntos. Habitualmente es una organización (p.e. upaep.mx), pero en algunos formatos más antiguos especifica el nombre de un servidor.