Prácticas recomendadas generales

• Utiliza las unidades de equipo para compartir materiales creados para que lo usen otros usuarios. Guarda los archivos personales y los archivos que no deberían ver otros usuarios en Mi unidad.
• Para mejorar la colaboración, crea una unidad de equipo para cada proyecto y otorga el nivel de acceso más alto (como acceso completo) a todos los miembros del equipo.
• Enseña a los responsables y empleados de tu empresa a utilizar las unidades de equipo. De esta forma, conseguirás extender su uso en toda la organización. 
• Anima a los usuarios a pedirte ayuda cuando necesiten mover todos sus archivos a las unidades de equipo. Los administradores de G Suite pueden mover carpetas de Mi unidad a las unidades de equipo en nombre de los usuarios. 
• Si tus usuarios no disponen de los recursos o el tiempo necesarios para migrar todos sus archivos, pídeles que empiecen migrando los proyectos activos o los documentos del equipo. 
• Al compartir el contenido de las unidades de equipo, ten en cuenta lo siguiente:
  • Cuando se añade a usuarios a una unidad de equipo, pueden acceder a todo el contenido de esta; no es posible restringir el acceso a las subcarpetas. Si necesitas conceder otro tipo de permisos, crea otra unidad de equipo.  
  • Los usuarios pueden mover todos sus archivos de Mi unidad a una unidad de equipo. Si el archivo pertenece a otro usuario, pídele que lo mueva.
  • Se puede compartir un archivo concreto de una unidad de equipo directamente con un usuario que no sea miembro de dicha unidad. En ese caso, el usuario encontrará el archivo en Compartido conmigo y en otras vistas, pero no podrá añadirlo a Mi unidad ni a otra unidad de equipo.

Cuándo se debería crear una unidad de equipo

Si los usuarios de tu organización te preguntan cuándo deben crear una unidad de equipo, ten en cuenta lo siguiente: 

• ¿Los archivos son de interés para la mayoría de los miembros de un equipo de proyecto concreto o para todos ellos?
• ¿Los archivos tratan sobre una misma temática?

Si la respuesta a ambas preguntas es afirmativa, probablemente se debería crear una unidad de equipo. 

Si en los archivos se abordan distintos proyectos, crea varias unidades de equipo. Sin embargo, ten en cuenta que a medida que aumenta el número de proyectos y equipos, puede resultar más difícil encontrar archivos y gestionar el contenido.

Cuándo es necesario reorganizar una unidad de equipo

Si, al cabo de un tiempo, a tus usuarios les resulta cada vez más difícil utilizar las unidades de equipo, es posible que tengas que reorganizar el contenido. Estos son algunos indicios de que es necesaria una reorganización.