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Prácticas recomendadas

Las unidades de equipo ofrecen a los clientes de G Suite muchas más ventajas que Mi unidad. Sin embargo, debes organizar tus datos de una forma adecuada para que sigan resultando útiles. 

Prácticas recomendadas generales

  • Utiliza las unidades de equipo para compartir materiales creados para que lo usen otros usuarios. Guarda los archivos personales y los archivos que no deberían ver otros usuarios en Mi unidad.
  • Para mejorar la colaboración, crea una unidad de equipo para cada proyecto y otorga el nivel de acceso más alto (como acceso completo) a todos los miembros del equipo.
  • Enseña a los responsables y empleados de tu empresa a utilizar las unidades de equipo. De esta forma, conseguirás extender su uso en toda la organización. 
  • Anima a los usuarios a pedirte ayuda cuando necesiten mover todos sus archivos a las unidades de equipo. Los administradores de G Suite pueden mover carpetas de Mi unidad a las unidades de equipo en nombre de los usuarios. 
  • Si tus usuarios no disponen de los recursos o el tiempo necesarios para migrar todos sus archivos, pídeles que empiecen migrando los proyectos activos o los documentos del equipo. 
  • Al compartir el contenido de las unidades de equipo, ten en cuenta lo siguiente:
    • Cuando se añade a usuarios a una unidad de equipo, pueden acceder a todo el contenido de esta; no es posible restringir el acceso a las subcarpetas. Si necesitas conceder otro tipo de permisos, crea otra unidad de equipo.  
    • Los usuarios pueden mover todos sus archivos de Mi unidad a una unidad de equipo. Si el archivo pertenece a otro usuario, pídele que lo mueva.
    • Se puede compartir un archivo concreto de una unidad de equipo directamente con un usuario que no sea miembro de dicha unidad. En ese caso, el usuario encontrará el archivo en Compartido conmigo y en otras vistas, pero no podrá añadirlo a Mi unidad ni a otra unidad de equipo.

Cuándo se debería crear una unidad de equipo

Si los usuarios de tu organización te preguntan cuándo deben crear una unidad de equipo, ten en cuenta lo siguiente: 

  • ¿Los archivos son de interés para la mayoría de los miembros de un equipo de proyecto concreto o para todos ellos?
  • ¿Los archivos tratan sobre una misma temática?

Si la respuesta a ambas preguntas es afirmativa, probablemente se debería crear una unidad de equipo. 

Si en los archivos se abordan distintos proyectos, crea varias unidades de equipo. Sin embargo, ten en cuenta que a medida que aumenta el número de proyectos y equipos, puede resultar más difícil encontrar archivos y gestionar el contenido.

Cuándo es necesario reorganizar una unidad de equipo

Si, al cabo de un tiempo, a tus usuarios les resulta cada vez más difícil utilizar las unidades de equipo, es posible que tengas que reorganizar el contenido. Estos son algunos indicios de que es necesaria una reorganización. 

Hay demasiados archivos en el nivel raíz

Si una unidad de equipo tiene muchos archivos en el nivel raíz, podría deberse a uno de estos problemas:

  • El objetivo de la unidad de equipo es demasiado general; hay varios proyectos que la utilizan como depósito para todo tipo de archivos.
  • La lista de miembros de la unidad de equipo es excesivamente larga; hay demasiados equipos u organizaciones de proyectos asignados como miembros.

La unidad de equipo debería reorganizarse en otras nuevas para cada proyecto específico y equipo funcional (o multifuncional). 

Intentar asignar carpetas a proyectos

Es posible que los usuarios decidan crear una unidad de equipo para un conjunto de proyectos o programas y, después, una carpeta para cada proyecto. En ese caso, quizás te pidan que configures diferentes permisos de acceso para cada una de las carpetas de la unidad de equipo; lo que indica que la unidad de equipo está saturada. 

En un caso así, debería crearse una unidad de equipo para cada carpeta. Ten en cuenta que, para facilitar esta opción, es posible que el equipo de G Suite decida proporcionar controles más potentes para organizar una gran cantidad de unidades de equipo en el futuro. 

Los equipos no se ponen de acuerdo sobre cómo deberían organizarse las carpetas y los archivos 

Si varios equipos no consiguen ponerse de acuerdo sobre cómo deberían organizarse los archivos y las carpetas en una unidad de equipo, significa que esta contiene demasiados proyectos y equipos. La unidad de equipo debería reorganizarse en 2 o 3 unidades nuevas:

  • Una unidad de equipo solo para el contenido "compartido" que represente un equipo de proyecto multifuncional.
  • Una unidad de equipo (o varias) para el contenido específico de cada equipo funcional.
Incluir solo contenido del grupo en una unidad de equipoLos usuarios no deberían incluir sus notas o su contenido personal en una unidad de equipo. Las unidades de equipo están ideadas para guardar archivos de proyectos compartidos que podrían ser de interés para todo un equipo o grupo. 
¿Qué miembros se deben añadir a una unidad de equipo?

Salvo que el contenido sea sumamente importante, no se debería incluir a todos los miembros de una organización en una unidad de equipo. 

Un ejemplo de uso correcto sería crear una unidad de equipo para los empleados de una empresa de EE. UU. donde se incluya información sobre las prestaciones de dicho país. Por el contrario, crear una unidad de equipo para toda la empresa y luego añadir una carpeta llamada "Prestaciones de EE. UU." causará problemas para organizar la unidad de equipo y dificultará las búsquedas.