Existen dos maneras de compartir Google Docs: desde la lista de
documentos o directamente desde un documento, una hoja de cálculo o una
presentación.
Compartir desde la lista de documentos
- En la lista de documentos selecciona la casilla situada junto a los elementos que quieras compartir y haz clic en el botón Compartir.
- Escribe la dirección de correo electrónico de los usuarios o las listas de correo que quieras añadir.
- Selecciona como colaboradores o como lectores en la lista desplegable.
- Agrega un mensaje y haz clic en Enviar invitación (esto es opcional).
En la actualidad, los documentos en PDF sólo se pueden compartir desde la lista de documentos, no desde la vista previa.
Compartir directamente desde un documento, presentación u hoja de cálculo
Desde un documento o presentación:
- Haz clic en Compartir > Compartir con otros usuarios.
- Selecciona como colaboradores o como lectores, según prefieras.
- Escribe la dirección de correo electrónico o las listas de correo que desees añadir.
- Haz clic en Invitar a colaboradores o Invitar a lectores.
- Si deseas añadir un mensaje a la invitación, introduce el texto en el cuadro que aparece en pantalla y haz clic en Enviar. Si no deseas enviar una invitación, haz clic en Cancelar.
Tus colaboradores y lectores podrán acceder al documento desde la lista
de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico.
Límites para documentos y presentaciones: se puede
compartir expresamente una combinación de 200 lectores y colaboradores,
aunque si publicas el documento, cualquier usuario podrá acceder a él
sin que se le haya invitado específicamente. 10 usuarios pueden editar
y visualizar al mismo tiempo.
Desde una hoja de cálculo:
- Haz clic en Compartir > Invitar a usuarios...
- Selecciona Para editar o Para ver, según prefieras.
- Escribe la dirección de correo electrónico o las listas de correo que desees añadir.
- Si deseas añadir un mensaje a la invitación, introduce el texto y haz clic en Enviar. Si no deseas enviar una invitación, haz clic en Añadir sin enviar invitación.
Tus colaboradores y lectores podrán acceder al documento desde la lista
de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico.
Límites para las hojas de cálculo: se puede
compartir expresamente una combinación de 200 lectores y colaboradores,
aunque si publicas el documento, cualquier usuario podrá acceder a él
sin que se le haya invitado específicamente. 50 usuarios pueden editar
y visualizar al mismo tiempo.
LIMITAR EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS
Documentos y presentaciones
Para limitar el acceso a los documentos y presentaciones, deberás proceder del siguiente modo:
- En el documento o presentación, haz clic en el botón Compartir y selecciona Compartir con otros usuarios.
- En Permisos avanzados, desmarca la casilla "Todos los usuarios pueden usar invitaciones".
- Si dicha opción está activada, las invitaciones que se envíen
contendrán un enlace especial con el que se concede acceso a todos los
usuarios que lo utilicen, lo cual permite a su vez que estas
invitaciones se envíen a otros usuarios.
- Si se desactiva, las invitaciones que se hayan enviado antes
(cuando la opción aún estaba activada) dejarán de dar acceso; es decir,
las invitaciones se revocarán.
- Cuando hayas desactivado esta casilla, los colaboradores no podrán conceder acceso reenviando únicamente la invitación original.
Para limitar el acceso a las hojas de cálculo, deberás proceder del siguiente modo:
- En la hoja de cálculo, haz clic en el botón Compartir y selecciona Invitar a usuarios.
- Selecciona la pestaña Permisos avanzados.
- Desmarca la casilla "Los editores pueden compartir este elemento".
- Si dicha opción está activada, las invitaciones que se envíen
contendrán un enlace especial con el que se concede acceso a todos los
usuarios que lo utilicen, lo cual permite a su vez que estas
invitaciones se envíen a otros usuarios.
- Si se desactiva, las invitaciones que se hayan enviado antes
(cuando la opción aún estaba activada) dejarán de dar acceso; es decir,
las invitaciones se revocarán.
- Cuando hayas desactivado esta casilla, los colaboradores no podrán invitar a ningún otro usuario a acceder al documento.
Importante: si las opciones "Los editores pueden
compartir este elemento" o "Todos los usuarios pueden usar
invitaciones" están activadas, los colaboradores a los que hayas
eliminado podrán usar el enlace del correo electrónico original para
volver a tener acceso al documento, presentación u hoja de cálculo.
Desmarca esta opción para que los usuarios que recibieron esta
invitación originalmente no puedan volver a tener acceso por medio del
mismo enlace de invitación.
Además, si no quieres que los colaboradores tengan acceso al
historial de revisión (imágenes y dibujos incluidos) de los documentos,
presentaciones u hojas de cálculo, puedes hacer una copia del documento
y compartir esa versión. Cuando hagas una copia del documento, el
historial de revisión se eliminará de dicha copia. PERMISOSPropietarios- Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así como invitar a otros colaboradores y lectores.
- Pueden
suprimir documentos, hojas de cálculo y presentaciones y, por lo tanto,
eliminar la autorización de acceso de los colaboradores y de los
lectores. Algo a tener en cuenta: para suprimir
completamente un documento, una hoja de cálculo o una presentación y
eliminar la autorización de acceso a este elemento, debes suprimirlo y,
a continuación, Vaciar la papelera.
Colaboradores
- Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
- Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos (si el propietario les ha dado permiso).
- Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.
Lectores
- Pueden ver la versión más reciente de un documento, de una hoja de cálculo o de una presentación, pero no realizar cambios.
- Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, de la hoja de cálculo o de la presentación.
Obtén más información sobre cómo eliminar colaboradores y lectores de documentos, de hojas de cálculo o de presentaciones.
Acceso con cuentas de Google
Documentos y hojas de cálculo: si se publican o si se accede a ellos
mediante invitación, cualquiera puede verlos sin una cuenta de Google.
Presentaciones: cualquiera puede verlas si se publican. Los invitados necesitan una cuenta de Google.
Archivos PDF: aún no se ha implementado la publicación de archivos
PDF para que cualquiera pueda verlos. Los invitados necesitan una
cuenta de Google.
Si otro usuario ha habilitado el acceso sin conexión
a Google Docs en tu equipo, necesitarás una cuenta de Google para ver
todos los documentos. |
