El 21 de junio de 2011 Google ha puesto en marcha una nueva funcionalidad de Google Calendar que permite mostrar los espacio para citas que tienes disponibles en tu calendario, bloquearlos para  que otros usuarios las reserven.

¿Para que sirve esta nueva funcionalidad?

Posibles escenarios en los que sería útil esta nueva funcionalidad son:

• Un profesor publica su horario de tutorias y los alumnos pueden reservar un hueco en ese horario de tutorias.
  
• Asociar un calendario a un recurso como una sala  de juntas, una cancha de tenis, etc y poder reservarlo a través de Google Calendar.

Se trata de una herramienta práctica y con muchas posibilidades. Sigue leyendo para obtener información sobre cómo configurarla y empezar a utilizarla.

Configurar un espacio para citas

Para empezar, deberás establecer el espacio de tiempo que te gustaría que estuviese disponible para reservar una cita. Para ello, sigue estos pasos:

1. Accede a tu cuenta de Google Calendar en https://calendar.google.com.
2. Haz clic en cualquier lugar de la cuadrícula del calendario. En el cuadro de evento que aparece, haz clic en Espacios para citas, como se ve en la imagen
   
3. La primera vez te aparecerá la pantalla para editar los detalles del evento. Ahí debes introducir los datos del espacio para citas utilizando estos campos:
• Menú desplegable de Calendario:  primero selecciona el calendario sobre el que quieres trabajar
• Nombre: escribe un título breve para la cita o citas, como "Horario de tutorías del profesor López", ten en cuenta que debe ser un texto significativo por que será el que vea la persona que quiere hacer cita contigo.
  
• Bloque de tiempo: establece la fecha y hora de inicio y fin o activa la casilla de repetir para configurar la repetición de los espacios en el tiempo, por ejemplo todo los miercoles de nueve a once o los primeros jueves de cada mes, etc.
  
• Mostrar como una única cita: selecciona este botón si todo el espacio de tiempo estará destinado a una única cita.
• Mostrar como espacios más pequeños: selecciona esta opción si deseas permitir que se reserven varias citas durante el espacio de tiempo. Solo tienes que indicar la duración de cada cita (en minutos) en el cuadro de texto situado a la derecha.
• Lugar y Descripción: introduce el lugar donde se llevará a cabo la reunión y una breve descripción.
  
4. La siguientes veces que quieras crear espacios para citas lo puedes hacer directamente en el, seleccionando el espacio de tiempo, haciendo clic en Espacio para citas y rellenando los campos, o pulsando Editar detalles para ver los detalles del espacio.
   
5. Si otros usuarios deben estar presentes durante el espacio para citas, puedes invitarlos mediante el campo Añadir invitados. Por ejemplo, si un profesor quiere que su ayudante esté presente durante las horas de tutorías puede invitarlo mediante esta función.
6. No olvides que cuando hayas terminado, debes hacer clic en Guardar.

¡Ya has acabado la configuración! El espacio disponible para citas se mostrará como un único evento en tu calendario y los calendarios de tus invitados. Podrás distinguir este espacio para citas de otros eventos por su diseño a rayas. Cuando se reserven citas, estas aparecerán como eventos normales superpuestos al espacio para citas a rayas.

Cómo Reservar citas

Para que los usuarios puedan empezar a reservar citas, sólo tienes que dirigirlos a la página de citas. Para ello debes proporcionarles la URL de la página de citas que encontrarán en la opción editar detalles del espacio de citas.

Es importante destacar que esta URL es el enlace a tu espacio de citas no a tu calendario, por lo que las personas que accedan a este enlace no verán tu calendario nada más que en la forma en que tu hayas configurar la opción de compartir tu calendario.

Puedes proporcionarles esta URL a través de un mensaje de correo electrónico, colgándola en tu página de Google Sites, etc.

Las personas que visiten esta página verán un calendario con las citas disponibles. También verán su propio calendario superpuesto en la página de citas, lo que les ayudará a comprobar qué horas les vienen bien.

Para reservar una cita, los usuarios sólo tienen que hacer clic en uno de los botones de citas disponibles y, a continuación, en Guardar. También pueden editar otros campos de la ventana emergente para cambiar el título, el lugar y la descripción del evento.

Las citas reservadas no estarán visibles para los usuarios que visiten la página de citas en el futuro.

Los asistentes pueden cancelar su cita eliminando o rechazando el evento en su propio calendario; la cita aparecerá como rechazada en tu calendario. Al hacerlo, la cita podrá ser reservada por las personas que visiten la página de citas en el futuro.

En cuanto las personas vayan reservando en tu espacio de citas te irán llegando mensaje via mail a tu cuenta donde se especificará el nombre de la persona que ha reservado cita.

Fuente: News, tips and tricks from Google's mail team  and friends